Fiche conseil Ascot : La gestion d’un parc de véhicules

Les règles d’attribution : Le premier point à traiter est celui des règles d’attribution des véhicules en fonction du statut (dirigeants ; commerciaux ; utilitaires ;…). En effet, l’assureur doit connaitre l’utilisation faite par les véhicules assurés et ainsi mieux garantir les véhicules par utilisation et ainsi optimiser la prime d’assurances.

Les règles de cartes grises : Une carte grise ou certificat d’immatriculation étant un document permettant la circulation et l’identification d’un véhicule. De ce fait, l’acquéreur devra demander un nouveau certificat d’immatriculation, dans les 30 jours de l’acquisition du véhicule soumis à immatriculation. Cette absence de carte grise au nom de l’assuré peut entrainer une résiliation du contrat par une compagnie d’assurance ou un blocage de remboursement sinistre tant que la carte grise n’est pas au nom du titulaire. L’absence de carte grise au nom de l’assuré est une faute de gestion du chef d’entreprise.
Ce dernier peut être condamné au civile pour cette infraction.

Lors du transport de marchandises, de nombreux aléas peuvent survenir et endommager les colis. Vols, avaries, destructions, pertes… tous ces risques sont à prendre en compte par l’expéditeur et également par le destinataire.

Le code des transports stipule que les transporteurs sont automatiquement reconnus responsables des dommages, et ce, sans que le destinataire n’ait à prouver quoi que ce soit. Cependant, leur responsabilité est tout de même limitée et beaucoup d’exceptions peuvent déresponsabiliser les transporteurs. Aussi, si vous transportez des produits et marchandises de tiers, vous devez vous assurer en cas de dommages aux marchandises. Ceci en fonction de la valeur des produits transportés et des destinations.

Si vous transportez des marchandises vous appartenant, sachez qu’elles sont toujours exclus des contrats d’assurances RC circulation. Si vous avez le souhait de les garantir en cas d’accident ou de vol, vous devez donc demander à votre assureur un contrat spécifique.

Les chauffeurs ou conducteurs de véhicules, exécutent leurs missions sous la responsabilité du chef d’entreprise.
Ils doivent être en conformité avec la réglementation du pays dans lequel ils roulent. Pour la France, les chauffeurs doivent être titulaires d’un permis de conduire européen, en cours de validité.
Les nouveaux permis de conduire sont valables 15 ans pour les détenteurs des catégories A et B (deux roues et véhicules légers).
Les détenteurs des catégories de permis du groupe lourd C et D (poids lourds et transport collectif de personnes) sont toujours valables 5 ans, et soumis à une visite médicale d'aptitude.

Si un chauffeur/conducteur a un permis de conduire étranger,  pour pouvoir continuer à conduire en France au-delà du délai d'un an d’installation en France, le chauffeur doit demander l'échange du permis étranger contre un permis français. 

S’il ne demande pas l'échange dans ce délai ou si le permis n'est pas échangeable, il ne peut plus  conduire en France avec son permis étranger. Il doit passer l'examen du permis de conduire français (épreuve théorique et épreuve pratique). En cas de succès, le permis délivré est un permis probatoire. 

En cas de sinistre et si le chauffeur n’a pas de permis en conformité, l’assureur peut s’exonérer de paiement des dommages. Le non contrôle des permis est une faute de gestion du chef d’entreprise

Un chef d’entreprise si voie l’attribution de taches de plus en plus importante, comme : 

• Toutes les procédures administratives ;
• Planification des transports ;
• Gestion des heures de travail (pointage des chauffeurs)
• Contrôle, suivi et actualisation des documents des véhicules et des documents des chauffeurs ;
• Suivi du contrôle technique des véhicules ;
• Gestion des entrées et sorties des véhicules ;
• Contrôle des processus de gestion informatique de l’information
• Etc.

Mais il se doit d’autre aussi le garant du respect des réglementations et codes.

Concernant les assurances :

Tout nouveau véhicule doit être déclaré à l’assureur au plus tard le jour de son entrée dans le parc de l’entreprise. Et prévenir l’assureur dans un délai raisonnable en cas de retrait de véhicule du parc.

En cas de sinistre, il se doit de vérifier que le chauffeur / conducteur a bien rempli le constat amiable (voir fiche Ascot sur le constat amiable) et doit le communiquer dans les 5 jours à son courtier / assureur. La non communication d’une déclaration de sinistre peut rendre difficile la défense de la responsabilité de l’assuré !

La carte grise du véhicule concerné et le permis du chauffeur / conducteur impliqué doit être communiqué en même temps à l’assureur.

Le chef d’entreprise, peut aussi se couvrir par une assurance RCMS (Responsabilité Civile des Mandataires Sociaux) des fautes de gestions. Consultez nous pour ces garanties dont les primes commencent à 400€ TTC par an.